Archives
Les meubles d’archivage C + P
En tant que spécialiste de l’aménagement, nous le savons : en choisissant les bons meubles d’archivage, vous favorisez la productivité au sein de votre entreprise. De cette façon, vos dossiers sont toujours à portée de main au besoin, et vos données sensibles à l’abri de tout accès non autorisé.
Une gamme variée de mobilier d’archivage
Archives papier, documents, dossiers relatifs à votre clientèle ou à votre entreprise… Rien n’est trop beau pour assurer la sécurité de votre bureau et de vos données ! Il est donc d’autant plus important d’équiper votre service des archives en conséquence.
C + P Möbelsysteme vous propose de nombreuses solutions pour ce faire de manière optimale. Outre des armoires de bureau et des étagères d’archivage classiques, vous trouverez par exemple :
- des boîtes à fiches et des armoires pour dossiers suspendus ;
- des armoires à plans ;
- des armoires antifeu destinées au rangement sécurisé des documents particulièrement sensibles.
Et pour une sécurité maximale, nous vous recommandons nos meubles d’archivage à système de fermeture innovant. Faciles d’utilisation, ceux-ci convainquent par leur design attrayant et vous garantissent un contrôle absolu.
D’ailleurs, le règlement général sur la protection des données (RGPD) définit quels supports de données doivent être conservés, comment et pendant combien de temps.
La gestion documentaire comme principe directeur des archives
Tout comme la salle de détente sert à se détendre, les archives sont, comme leur nom l’indique, l’endroit où sont archivés écrits, supports de données et autres documents à conserver. Il va de soi – et c’est même une obligation légale – que le désordre n’y a pas sa place.
La « gestion documentaire » devrait donc toujours y être au centre. Cette notion ne recouvre pas seulement la perforation et le classement des archives papier. Elle englobe toutes les procédures qui garantissent un accès rapide, une conservation efficace et un contrôle permanent des délais, ainsi que la destruction des dossiers à échéance. Une stratégie numérique est également recommandée en complément.
Nos conseils pour bien choisir vos meubles d’archivage
S’il est bien normal que le matériel de bureau et autres outils d’usage quotidien soient conservés dans un entrepôt ouvert à tout le personnel et à tout moment, les archives constituent une solution plus sûre pour les documents et dossiers qui sont utilisés moins fréquemment ou dont le délai de conservation n’a pas encore expiré. Idéalement, cette pièce particulière devrait être équipée de mobilier dédié. Les meubles d’archivage C + P répondent aux besoins les plus divers.
Vous travaillez principalement avec des porte-documents ou des classeurs ? Dans ce cas, choisissez absolument des étagères d’archivage de largeur adaptée, dont les tablettes peuvent être fixées à différentes hauteurs. Les armoires pour dossiers suspendus et les armoires à tiroirs verrouillables permettent de ranger respectivement vos dossiers suspendus et vos fichiers clientèle de manière optimale.
Pour vous prémunir contre des aléas tels qu’un cambriolage ou un incendie, nous vous recommandons également nos armoires antifeu.
Le résultat : des processus simplifiés grâce aux meubles d’archivage C + P
À la maison comme au travail, les archives papier soigneusement ordonnées grâce aux meubles d’archivage C + P ont un effet positif sur vos processus. Certains de vos documents qui n’ont plus été utilisés depuis longtemps restent tout de même accessibles rapidement et facilement. Cela vous évite des recherches fastidieuses et minimise le risque de perte d’informations. Et accessoirement, votre entreprise est en conformité avec toutes les exigences légales en matière de protection des données et de conservation.
